企業における従業員のマイナンバー収集

お疲れ様です！諜報部長！さすらいの情報収集家Kです。
日々、ご多忙とは存じますが、いかがお過ごしでしょうか？

さて、今回報告させて頂くテーマは前回に引き続き、「マイナンバー制度」についてです。また、その中でも「企業における従業員のマイナンバー収集」について、焦点をあてて報告させて頂きたいと思います。

■企業における従業員のマイナンバー収集

事業主の方は、マイナンバー収集の際、全ての従業員の方へ利用目的を伝えておく必要があります。
社会保障や税の手続きをする旨を伝えてから、従業員の方々からマイナンバーの提供を受けるようにしなければなりません。マイナンバーを取得した後は適切な場所に管理保管する必要がありますので、社内での取り組みは規模に応じて専門に扱う担当責任者・担当者の選定をするようにし、漏えい・盗難防止の対策が大変重要です。

●事業者は通知カードが送られてくる前に

従業員やパート・アルバイトの皆さんへの確認事項として事前に掲示・通知・公表する必要があります。

☆マイナンバー制度実施までの通知・公表　イメージ

☆マイナンバー使用目的の掲示や通知・公表　イメージ

【掲示・通知・公表方法】

上記のように表にして社内掲示や通知・公表し社内全員が明確に確認できるようにすることが重要です。マイナンバーは、年金や給与・源泉徴収票など、必ず番号を記載するように義務付けられていますので、届出の際に必要になります。

【社内でのシミュレーション】

本人と番号の記入間違いのないよう、十分注意して確認作業をするためにも、通知カードが届いてからの提供方法や、何を目的に使用するか明記し、事前に基本的なことを伝えてシミュレーションしておくことも良い方法だと考えられます。

☆マイナンバーを取得する際に行う手順

【顔写真の付いている｢個人カード｣とは？】

これは通知カードとは別に申請書だけが同封されている｢個人番号カード｣(顔写真付きICカード)のことです。顔写真付住基カード・運転免許証がない場合、このカードを申請しておくことで今後身分証明書として使えます。今回は無料ですので、通知カードが着いたときに申請書に記入し、必要な場合は、写真を添えてご返送ください。
ですが、通知直後は大変混雑が予想され、交付まで時間がかかるかもしれませんので、今回会社の番号提供は、運転免許証や住民票＋通知カードで対応した方が無難です。

【勤務が長い従業員の会社への対応はどうする？】

勤務の長い人や十分容易に確認できる人は｢通知カード｣だけでも良いことになっていますが、会社としても初めてのことなので、今回は｢通知カード｣と身分証明書(運転免許証、健康保険証等)の提示を求められるかもしれませんので、企業側の指示に従って頂ければと思います。

【身元確認をする時の注意事項】

すでに身元確認が十分出来ている場合は問題ありませんが、入社したばかりの人や、パート・アルバイトでも、仕事を始めたばかりの人は履歴書だけなので、まだ誰も本人と｢通知カード｣が一致していることを確認できていません。
そのときは、必ず運転免許証・住民票などで｢通知カード｣が一致していることを確認しなければなりません。これは、｢なりすまし防止｣のためで、最初の段階は面倒ですが、慎重に取り扱わないと、後で大きな問題になる可能性もありますので、間違いなく本人と番号が一致して｢なりすましではない｣と確認できるまで、手続きをしない確認・警戒体制が必要です。

※顔写真・住民票と個人番号が一致しているかここは慎重に確認する必要がありますので、担当責任者・担当者複数の確認作業で一致する必要があります。
※身元確認が十分出来ている場合は番号だけの確認でＯＫです。

●マイナンバーカードの提供手順

【社員・従業員・契約社員】

扶養家族がいる場合は、その従業員が会社の代理人として家族の番号を調べて提供します。

【アルバイト・パート】

【従業員は会社の代理人となり扶養家族の番号を確認】

扶養家族番号の提供方法は、従業員の方が会社の代理人として、扶養家族全員のマイナンバーを確認して会社に提供しますので、会社から扶養家族に対して番号確認をすることはありません。

このように企業の取り組みは人事担当だけではなく、会社組織全員が取り組むことになりますので、｢社内のルールや取り決めをする｣ことが大変重要になります。

今回の報告は以上となります。次回も、今回に引き続き、マイナンバー関連の情報で、「マイナンバーの具体的な取り扱い方」について報告させて頂きます。宜しくお願い致します。