経理が話す「進まないペーパーレス化」

諜報部長、お世話になっております！
経理担当、諜報部員のMです。

引き続き、今週も宜しくお願い致します。

さて、今回は
「紙とデータ」
についてのお話です。

■経理が話す「進まないペーパーレス化」

みなさん、最近「紙」って触ってますか？？
何を聞いてんだと思われるかもしれませんね(笑)

先日某携帯ショップに
手続きをしに行ったんです。
そこで、受けた衝撃。。。

今まで紙でやり取りしていたものが、
全てデータになっていました。

私は登録情報変更の手続きだけだったのですが、
変更の手続きはPC(これは当たり前ですが)
で担当が行ってくれますよね。

今までは最後に「変更手続書」
のような書類が印刷され、
自分控えとキャリア控えに
サインして自分控えをもらって帰っていました。
それが、サインも電子なんですよ。
控えも紙かデータか選択できる。
もちろんデータで送ってもらいました。

そう考えると私生活で「紙」って
そんなに使わなくないですか？？

では、仕事ではどうでしょう？
IT会社(古い？？)に勤める友人から話を聞くと
やはり紙ってほとんど使わないそうです。
進んでいる会社は紙で印刷するものって
使っていないんじゃないかと思います。

私の会社も年齢が高い人が出席するMTGは
まだ紙の資料を要求されます(笑)が、
基本的に紙はないです。

だた、経理って仕事でとらえると
紙に覆われて仕事しているんですよね。
電子化ってたまに聞きますが、
一定の条件があって、今の私の会社には
かなり高いハードルになっています。

今はというと・・・
根拠根拠根拠根拠根拠根拠根拠根拠！！
と仕訳をうった伝票と
その根拠を紙で印刷して保管しています。

小さい会社は取引も少なく、
仕訳も少ないため
大きな問題にならないんですが、
大きな会社になればなるほど
紙の量って増えますね。

ただ、だれもが知るような大手の会社だと
あまりに紙の資料が多過ぎて
データへの移行の必要に迫られた結果、
ペーパーレス化に成功しているのでは？
と思いますが、私の勤めるサイズだと
中途半端というか移行はできないので大変、
となるんです。

これって現場としては結構問題だと思います。
様々なお仕事が機械化したりしているなか、
ひたすら根拠と伝票を印刷してセットにする。

とても時間はかかるけれども
何かを生み出す仕事ではない。

しかも場所もとてもとる。
私の会社のキャビネやロッカーは
8割経理が使用って思うくらいです。

そのうえ、保管期間は7年や10年
と決まっていて、期間も長い！！
オフィスのある所で保管しておくと、
場所代がかかって仕方ないので、
トランクルームのようなものを
利用する必要も出てくる。。。

こんな私は、経理になり始めたころから
指サックは欠かせません。
でも、この時代に指サックなんて買うのは
経理だけではないかと思うくらいです(笑)

どうにかこの紙地獄から抜け出したい。。。。
毎月思いながら仕事しています(笑)

いつか改善案をまとめないと思いながら、
日々の業務に追われている毎日です。

では、今週は以上です。