経理が話す「システム構築②」

諜報部長、お世話になっております！
経理担当、諜報部員のMです。

引き続き、今週も宜しくお願い致します。

さて、今回も前回に引き続き、
「システム構築」についてのお話です。

■システム構築②

前回では、社内の工数の関係上、
経理がデータを取り込む為のシステム構築を
行う場合がある、というお話をさせて頂きました。

その中で行うのが、販売フローの中での
「債権発生」と「消滅」のタイミングの洗い出し。

前回は「債権発生」のタイミングについてお話しましたので、
今回は「消滅」のタイミングについてお話致します。

債権消滅タイミングですが、
キャンセルがあるなら、キャンセル日。
小売の事業を行う場合、
代引き決裁も顧客が受け取りできず、
商品が戻ってきてしまうことがあるんです。

皆さんもお仕事で夜遅い帰宅が続くと、
受け取りできなくて戻ってしまった経験があると思います。
要は、ソレですね。

これをどう扱うかによってまた変わってきます。
キャンセルの確定タイミングも、現場に確認しないといけないんですね。
ネット上に規定が定められていると思いますが長いので(笑)

もう１つの消滅タイミングは、回収です。
販売した商品の代金を回収できたって事ですね。
これは、外部データが根拠になります。
カード会社や代引き会社から「お金回収したよ」と、
お金が振り込まれます。
その際に「必ず振り込んだお金の内訳はこれです」
と明細が届きます。

「債権発生」と「消滅」、
各タイミングの洗い出しが終わったら、
各データの突合方法を考える。

受注データと外部データ。
保有会社も違えば目的も違う。
それを紐付けるユニークコードを設定してもらう必要もある。
外部データにも必要なデータ、カラムが含まれているのか、など。

だから、システムを作成する前に
各データを見て足りないものを見つけて、
既存データも改修してもらう必要があるんです。

並行して、データをどう取り扱い、
どのデータは残しておくor消してよい等を検討して、
より簡単にできる仕組みを紙に書いて考えてみるんですね。
で、行けそうならシステムを構築。

その次に改修後のデータとシステムで
想定通りにデータが進むのか検証しなければならない。

これを全部経理がしてるんです。
意外だったりしませんか？
こんなことも経理がしてるの？って思いません？
こんなこともしてるんですよ～！

経理じゃない所がしてくれるとありがたいんですが、
工数考えるとご自分でと、なったりしちゃうんです。。。
悲しい現実ですね。。。