経理が話す「データ・システムと現場」

諜報部長、お世話になっております！
経理担当、諜報部員のMです。

引き続き、今週も宜しくお願い致します。

さて、今回は、
「データ・システムと現場」についてのお話です。

■データ・システムと現場

以前、経理って領収書や請求書だけではなく、
データも取り扱うんですよ、というお話をさせていただきました。
(参照：経理が話す「今どきの経理事情」)

今回もデータ関連のお話を。

様々な情報がデータ化され、様々なデータベースに蓄積されています。
日々何万件という取引がある会社だと
データが計上の根拠になる事があります。
また、取引データと会計システムを連動させて、
自動的に仕訳を取り込む仕組みを行っている会社もあります。

取引データと会計システムを連動させる場合、
私の会社ではITシステムで統制を行っています。
簡単に言うと、
「会計帳簿に異常をきたす仕組みになっていませんよね？」
「もし、仕組みになっている場合は、
どこで確認&検証して異常を消していますか？」
みたいな確認をしています。

経理はそのITシステムで統制がきいている事を前提に、
会計処理を行います。

ただ、その前提を
何らかの理由で現場が変更しちゃった場合・・・・
もう、システム部門も経理も大混乱です。
大掛かりな調査が始まります。

現状を現場に確認しますが、
現状を把握していない人が多かったり、
知らずにイレギュラー対応しちゃった人がいたり。
現状を把握するだけでも大変だったりするんですね。

通常は何がどうなって、会計システムに仕訳が起票されるのか。
何がどうした時に、異常となるのか。
ここで事象を漏らすと、網羅性に欠けるため
ITシステムで統制が効いてないって判断されるんですね。
だから、経理が網羅的に事象を認識しなければならない。

こういうのって現場と密に連携を取っていないと
難しい事なんです。
現場の人は経理がこんな事やってるイメージを持っていないし、
何故こんな事を聞かれなきゃいけないのか理解もできない。
たまに、事実を知りたいだけなのに、
イレギュラー対応をした事を責められてると取る人もいます。

普段から仲良くしておかないと、
「は？こうなんじゃないですか？」って適当に答えられちゃう。
面倒ですがとても大事なお仕事なんです。

ですから、現場の皆さんは、
経理にシステムの話をされても優しく応えてあげて下さい！

皆さんを責めるつもりはないんですよ！
※殆どの人はそのはずです・・・