会社ごとの経費精算

諜報部長、お世話になっております！
経理担当、諜報部員のMです。

引き続き、今週も宜しくお願い致します。

さて、今回は「会社ごとの経費精算」についてのお話です。

■経理が話す「会社ごとの経費精算」

皆さん会社のために使ったお金を、会社に請求していると
思うんですがどのように精算されてますか？

このやり方、会社によって違うと思います。

以前に私が勤めていた会社はエクセルを埋めていくものでした。
交通費であれば別途明細を記入するシートがあり、
いつ何のためにどこからどこまで移動したのかを記入します。
それ以外の経費は何を購入したのか内容を記入して、申請額も記入します。

経理はそれをどうするかというと、内容と領収書の有無を確認し、
申請金額が適切であることを確認する。
そのエクセルを元に仕訳を起票して、会計に反映させ従業員へ支払いを行っていました。

このフローだと、各従業員からこのエクセルが提出されますので、
確認に時間がかかるし、全てそれぞれ起票しないといけないので
その作業にも時間がかかった事を覚えています。

今の会社は、これの一部がシステムとなっています。
会社の共有サイトがあるのですが、そこに会計精算システムが入っているんです。

そこで、精算申請をしてもらいます。
種類は2つ。交通費とそれ以外です。
交通費は税務上いつ、どこからどこまでいくらかかったかを
記入する必要があります。
従業員にその情報を記入してもらう為にも分かれているんです。

交通費は、今言ったような情報にあわせて、
移動した目的や使用機関も記入します。
で、タクシーや新幹線を利用したと申請すると、別紙で領収書の添付書が作成されるので、
申請書と共に領収書の添付書に領収書を貼って提出してもらいます。

その他は、システムにおいてどんな費用なのか
決められた費用内容から選択してもらいます。

例えば、10万円以下の備品購入とか、5,000円以下の会食とか。
ここでも会食などは税務上必要となる相手先情報などの項目を
入力するようになっており、後で経理が担当に確認をする必要がないように設定されています。

しかもこれ、両方とも従業員が申請すると同時に仕訳を起票してくれるんです。
もちろん、初期設定は経理がしますが毎月の起票の作業はなくなります。

経理の作業としては、領収書の有無と金額の確認、
勘定科目の確認だけでいいのです。
前の会社と比較すると時間はとても減ったと思います。

他の会社では、これよりもっと経理の作業時間を短縮できる
システムが導入されているかもしれませんね。

とても羨ましいかぎりです。。。
どんどんシステム化していって、他の事に時間をかけれるようにしたいものです。