経理が教える「会社のお金と自分のお金」

諜報部長、お世話になっております！経理担当、諜報部員のMです。
あけましておめでとうございます！！
今年もぜひぜひ、宜しくお願い致しますm(__)m

年末年始はどのようにお過ごしになられましたか？
仕事始めはいつからですか？？

などなど、年始のやりとりもこのくらいにさせて頂き(笑)
さて、今回は、「仕事で使うお金」についてのお話です。

■会社のお金？自分のお金？

皆さんは普段会社の費用を使用する時、
これは「会社のお金かな？自分のお金かな？」と意識する事ってありますか？
私は経理になるまで意識した事はありませんでした(笑)

また、会社にはそれぞれ規定があります。
読んだ事はありますか？把握されてますか？
規定も経理になるまであまり読んだ事がありませんでした(笑)
※知らないことばかりでした・・・すいません・・・

私の勤める会社の規定では、基本5万円から使用前に費用稟議が必要です。
稟議で承認されていない費用が申請されても、経理はお支払いできません。
だって「使用していいよー」と承認者からのOKがないお金を支払えませんもの。

ですが、私の会社だと、経費申請をする際に稟議を申請してない人が多いんです。
なんなら、「稟議出してます？」の質問に、
「稟議いるんですか？」という回答だけでなく、
「え、稟議って何ですか？」と回答される事もあります。。。

自分が会社のお金を使っているという事。
他人のお金を使用しているという認識。

もちろん、皆さん会社に必要なものにしか、費用をかけてないと思います。
それは重々承知です(ここは疑い始めると良くないですし)。
ですが、経理として使用許可をとってないお金を、会社から出金する事は出来ないのです。

だって、○○さんの財布を私が預かってる時に、
別の友達から『○○さんに「お茶買って」と頼まれてた。140円ちょうだい』と言われ、
勝手に払ってたら怒りませんか？
「払っといてー」と伝えた、お金が払われたら「ありがとう」でしょうが、
伝えてないお金が払われたら「え、なんで？」となると思います。

もちろん、後で説明されて納得できれば「ありがとう」となるでしょうが、
飲み会だろうがイベントだろうが、私にお財布を預けたくない人も出るのではないでしょうか。

例えがプライベートなことですが、要はそれと同じです。
支払が必要であっても、費用負担者が承認していないお金を出金するということは、
経理としてやってはいけないのです。
経理として、出金のルールが守れない人は不適当なのです。

明らかに別部署の私から見ても、
100％会社のために必要な費用を支払っている、立て替えているだけ、
というのがわかるものもありますよ！！
ただ、出金ルールを守るのは経理としては絶対なのです。
支払うべき費用を「ルール守ってないから払えません」、
というのは、経理としても凄く苦しいです。。。

ですので、必ず費用稟議を申請して下さい。
会社によって出金ルールや決裁が必要になる金額は異なると思いますが、
一度ご自身の会社規定なども読んで頂けるとよいかもしれませんね。