諜報部長、お世話になっております！経理担当、諜報部員のMです。
引き続き、今週も宜しくお願い致します。
さて、今回は、「経費精算」についてのお話です。
■経費精算(立て替え払い)について
皆さんは会社で経費精算ってしたことありますか？
ここでお話ししたいのは、みなさんが「立て替えて支払った」会社の費用を精算する、
立替経費精算のお話です。
営業のお仕事をされている方はよくしていると思います。
社内勤務の方はあまりないかもしれませんね。
これ、結構面倒なんですよ。。。
様々な従業員から提出されるので、
人によって間違うポイントも様々なのです(笑)
●よくあるミス：紛失・貼り忘れ
まー、よくあるのが、領収書の紛失。貼り忘れ。
先ほども述べましたが、立替経費精算とは、
みなさんが「立て替えて支払った」会社の費用を精算することなんですね。
必ずお金の支払が完了している。
だから、払った事を確認できないとお支払いできません。
払った事を証明するのが領収書なのに、紛失しちゃうんですね。
この場合、基本的にはお断りしてます。残念ですが。
※もちろん、領収書を再発行してもらったり、
発見した場合は、別ですよ。。。
●よくあるミス：申請金額の誤り
次に多いのが、領収書と申請金額の違い。
あー、間違えちゃったのね的な(笑)
あと面倒なのが、海外出張時の費用です。
きっとみなさんも面倒ですよね(笑)
なぜなら、通貨が違うから。
それに領収書文化が違かったり。
私の会社の場合は期末日レートか、
出国・帰国時の換金レシートに記載されたレートで換算しています。
差異が発生しても小額ですし、どちらが得とかという事もないので、
レートについてはあまり気にしてはいません。
使用レートの根拠さえ出して頂ければ。
レシートの有無も文化で違うので、
タクシーでもレシートが出ないという事であれば、申請額で受け付けています。
もちろん、決済者の承認を得てからですが。。。
●それ以外にも・・・
たまに上司レベルであるのが、
課税対象となるような賞金的な商品を購入し課員に支給していないか？
基本的にすべての費用目的を確認して科目を決定していますが、
この際、福利厚生費は要注意です。
給与課税をしなければならないような課員へのプレゼント。
達成したから・・・とか馬のニンジン的な・・・とか(笑)
これがあったら、労務へ連絡して課税してもらわないといけないですからね。
全員の申請を１つ１つ、今期の費用か、金額は間違っていないか、
必要な領収書はあるか、換算レート根拠はあるか、課税じゃないか・・・
などなど、様々な可能性を潰しながら確認する。
慣れるまでは 時間がかかります。
アンテナと言いますか、アラートと言いますか、
今は無意識に判断していますが、新人さんとかを見ていると間違えやすいポイントなので、
やはり面倒だし大変だなーと思います。
そういうのが簡単にできるものがあるといいんですけどね。
さて、今回の報告は以上です。
ではでは、次回宜しくお願いします。
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